KEVOX Handbuch

8 Projekte

Nachdem die Adressen angelegt sind, können Projekte erstellt werden. Gehen Sie hierzu in die Übersicht aller Projekte, indem Sie links im Hauptmenü auf Projekte klicken. Hier können Sie sich Ihre Projekte in der Kartei-, der Listen- oder der Baumansicht anzeigen lassen, die einzelnen Projekte öffnen und neue Projekte erstellen.

8.1 Übersicht aller Projekte

In der Übersicht aller Projekte haben Sie die Möglichkeit, sich Ihre Projekte in verschiedenen Ansichten anzeigen zu lassen.

Im Reiter Kartei befinden Sie sich in der Karteiansicht. Hier haben Sie eine Übersicht über Projektname, Adresse, Projektbild sowie eine Übersicht über fällige Einträge und Instandhaltungstermine.

Im Reiter Liste können Sie sich Ihre Projekte mit ausführlicheren Informationen anzeigen lassen und sortieren. Mit einem Klick auf die Spaltenüberschrift können Sie die Projektliste entsprechend der jeweiligen Spalte sortieren. Ebenso können die Spalten per Drag&Drop nach Belieben in ihrer Position verschoben werden.

Im Reiter Baum finden Sie Ihre Projekte in einer Baumansicht wieder. Bei einem sehr großen Bestand an angelegten Projekten ist es sinnvoll, diese zu kategorisieren, um den Überblick zu bewahren. Anhand im Rahmen der Projekterstellung eingetragener Informationen können Sie Ihre Projekte hier sortieren. Wählen Sie im Dropdown-Menü oben rechts beispielsweise "Nutzung – Projektname" werden Ihre Projekte nach der eingetragenen Art der Nutzung sortiert, wie Bürogebäude, Hotel oder Krankenhaus.

Wenn Sie die Serverlösung von KEVOX nutzen, finden Sie hier außerdem den Reiter Offline. Hier können Sie sehen, welche Projekte auf dem Server liegen und welche Projekte offline auf einem Gerät/Client mitgenommen wurden und auf welchem Gerät sie sich lokal befinden. Nach einem Linksklick auf ein Projekt wählen Sie unter Aktion die entsprechende Option aus, um Projekte abzudocken und auch wieder auf den Server zurückzuspielen.

Melden Sie sich über den Client im Netzwerk an, wählen Sie hier die Projekte, die Sie offline bearbeiten möchten, und klicken auf Aktion > Projekt mitnehmen. Diese Projekte sind nun zur Bearbeitung auf dem Server gesperrt. Starten Sie nun außerhalb Ihres Netzwerks den Client lokal, können Sie in den übertragenen Projekten arbeiten. Anschließend können Sie, zurück im Firmennetzwerk, die Projekte auf dem gleichen Wege über Aktion > Projekt zurückgeben an den Server zurückgeben.

Sollte es einmal notwendig sein, ein Projekt auf den Server zurückzuholen, ohne Zugriff auf das Gerät zu haben, auf dem sich dieses befindet, kann dies über Aktion > Projekt offline aufheben geschehen. Allerdings gehen so alle Änderungen verloren, die nach dem Übertragen auf den Client vorgenommen worden sind. Lediglich der letzte Stand vor dem Übertragen wird wiederhergestellt.

8.2 Neues Projekt anlegen

Um ein neues Projekt anzulegen, wählen Sie im Hauptmenü Projekte. Dort klicken Sie auf Aktion > Neues Projekt. Eine weitere Möglichkeit, ein Projekt anzulegen, finden Sie auf dem Dashboard. Dort klicken Sie links auf den Punkt Neues Projekt….

Im Fenster "Neues Projekt anlegen" klicken Sie im Reiter Projekt rechts auf den Button Projektadresse aus Adressbuch einfügen/ändern, um die Kunden- bzw. Standortadresse zu dem Projekt zu hinterlegen.

Im Fenster "Auswahl Firma" wählen Sie nun eine von Ihnen zuvor angelegte Adresse aus dem KEVOX Adressbuch mit einem Rechtsklick aus.

Ihre Projektadresse befindet sich noch nicht in Ihrem Adressbuch? Klicken Sie auf den Button Projektadresse aus Adressbuch einfügen/ändern. Im Fenster "Auswahl Firma" wählen Sie Aktion > Firma hinzufügen, um die Adresse hinzuzufügen und direkt fortzufahren.

Im Reiter Projekt können Sie abschließend die übrigen Felder ausfüllen. Der Projektname wird automatisch aus der ausgewählten Firma generiert. Sie können manuell einen anderen Projektnamen eingeben, wenn Sie dies wünschen.

Das Feld "Projektbaum" dient der Übersichtlichkeit in der Übersicht aller Projekte im Reiter Baum. Baumebenen trennen Sie mittels des Zeichens "\" (Bsp.: Ebene 1 \ Ebene 2). Im Feld "Nutzung" können Sie kategorisieren, welche Art von Gebäude das Projekt darstellt. Die "Projekt ID" wird automatisch generiert, Sie können hier aber auch eine eigene ID festlegen. Im Punkt "Projektstart Seite" können Sie festlegen, welcher Projektmenüpunkt zuerst angezeigt werden soll, wenn Sie das Projekt öffnen.

Im Reiter Projektdetails können Sie Informationen zum Grundstück, wie Maße und Versicherungsnummer, und eine kurze Projektbeschreibung hinterlegen. Dies kann zum Beispiel ein Hinweis zu bestimmten Gegebenheiten des Projektes sein.

Den zuständigen Ansprechpartner können Sie unter dem Reiter Ansprechpartner anlegen. Diesen wählen Sie - wie die Projektadresse - über den Button Ansprechpartner aus Adressbuch einfügen/ändern aus. Wählen Sie einen Mitarbeiter aus dem Adressbuch aus, den Sie zuvor angelegt haben, oder fügen über Aktion > Firma hinzufügen einen neuen Adressbucheintrag ein.

Im Reiter Projektmanager wird der zuständige Mitarbeiter eingetragen, der für das neu erstellte Projekt zuständig ist. Hier wird standardmäßig der Administrator oder Manager eingetragen, der das jeweilige Projekt in KEVOX erstellt hat. Ist ein anderer Mitarbeiter für das Projekt zuständig, so tragen Sie diesen über den Button Projektmanager aus Adressbuch eintragen/ändern ein. Der Vorgang hierfür ist der gleiche wie zuvor beschrieben.

Im Reiter Auftraggeber wird automatisch die Firma eingetragen, die auch im Reiter Projekt ausgewählt wurde. Ist der Auftraggeber ein anderer, so wählen Sie diesen, wie vorab geschildert, mit dem Button Auftraggeber aus Adressbuch einfügen/ändern aus.

Unter Benutzer können die KEVOX Benutzer, die an diesem Projekt mitarbeiten dürfen, verwaltet werden. Automatisch wird bei der Projekterstellung nach dem Speichern abgefragt, ob das Projekt allen Benutzern zugeordnet werden soll. Nach der Erstellung des Projekts haben Sie an dieser Stelle jederzeit die Möglichkeit, diese Benutzerzuordnung anzupassen.

Im Reiter Verlauf werden, nachdem das Projekt angelegt wurde, alle Verlaufsinformationen dokumentiert, die dieses Projekt betreffen.

Um das Projekt anzulegen, klicken Sie unten auf Erstellen. Es dauert einen kurzen Moment bis die Projektumgebung fertig angelegt ist.

8.3 Projektübersicht

Klicken Sie in der Übersicht aller Projekte auf Ihre neu angelegte Projektkartei. Im Projektmenü an der linken Seite klicken Sie auf Übersicht. Sie erhalten nun eine Übersicht über das ausgewählte Projekt.

Auf der rechten Seite sehen Sie Informationen zu den Ansprechpartnern. In der Mitte sehen Sie eine Übersicht zu den einzelnen Aufgaben in diesem Projekt. Dies können fällige Mängel und Prüfungstermine sein. Unten können Sie projektspezifische Notizen hinterlegen und unter dem Reiter Details die eingetragenen Projektdetails einsehen.

Tipp: Nutzen Sie die Symbole oben rechts im gelben Notizfeld, wenn Sie eine schnelle Notiz schreiben möchten. Sie können diese Icons nutzen, um einen Datums- und Uhrzeitstempel zu hinterlegen, eine Person aus dem Adressbuch einzutragen oder um einen Ihrer vorgefertigten Textbausteine zu nutzen.

8.4 Projektdaten ändern

Um Daten Ihres Projektes zu ändern oder anzupassen, begeben Sie sich in die Übersicht des zu ändernden Projektes. Klicken Sie rechts oben auf Aktion > Projektdaten ändern. Es öffnet sich das Fenster, welches zuvor ausgefüllt wurde, um das Projekt zu erstellen. Wählen Sie den entsprechenden Reiter, um Ihre Änderungen vorzunehmen und übernehmen Sie diese Änderungen mit einem Klick auf Speichern.

8.5 Zuständigkeiten

Wählen Sie das entsprechende Projekt aus Ihrer Projektliste aus. Klicken Sie im Projektmenü auf Werkzeuge und wählen dann den Punkt Zuständigkeit aus. Hier können Sie die Zuständigkeiten innerhalb Ihres Projektes verteilen.

8.5.1 Zuständigkeit verteilen

Sie befinden sich in der Übersicht der Zuständigkeiten des ausgewählten Projektes. Klicken Sie oben rechts auf Aktion > Hinzufügen. Im Fenster "Zuständigkeit bearbeiten" wählen Sie aus der Übersicht der Zuständigkeitsbereiche eine Zuständigkeit aus. Über Aktion > Hinzufügen öffnet sich das Fenster "Auswahl Person". Wählen Sie hier aus Ihrem Adressbuch den passenden Kontakt aus. Haben Sie den Kontakten vorab Stichwörter zugeordnet, wird es Ihnen leichter fallen, die passende Person zu finden. Wählen Sie mit einem Rechtsklick den passenden Mitarbeiter aus. Nun haben Sie die Zuständigkeit mit dem passenden Adresseintrag verknüpft.

Fahren Sie mit allen Zuständigkeiten, die Sie in diesem Projekt vergeben möchten, ebenso fort. Durch einen Klick auf Übernehmen werden diese Zuweisungen gespeichert.

Hinweis: Finden Sie im Fenster "Auswahl Person" nicht den richtigen Mitarbeiter, können Sie diesen über Aktion > Firma hinzufügen direkt zu Ihrem Adressbuch hinzufügen.

8.5.2 Zuständigkeiten verwalten

In der Übersicht der Zuständigkeiten eines ausgewählten Projektes haben Sie auch die Möglichkeit, eine Zuständigkeit wieder zu ändern oder eine vorhandene Zuständigkeit mit einer weiteren Person zu verknüpfen. Ist beispielsweise ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen für den Bereich des Brandschutzbeauftragten verantwortlich, so wählen Sie in der Übersicht der Zuständigkeiten zunächst den bisherigen Brandschutzbeauftragten aus. Durch einen Klick auf Aktion > Ändern können Sie in dem Fenster "Auswahl Person" nun einen anderen Mitarbeiter aus dem Adressbuch auswählen.

Um den vollständigen Adressbucheintrag zu einer zuständigen Person einzusehen, wählen Sie diesen Zuständigen aus und klicken Sie auf Aktion > Person anzeigen. Sie können einem Zuständigen auch einen Standort zuweisen. Wählen Sie hierfür den gewünschten Eintrag aus und klicken Sie auf Aktion > Standort zuweisen. Im Fenster "Standort zuweisen" wählen Sie das jeweilige Stockwerk oder die jeweiligen Räumlichkeiten aus.

8.5.3 Neue Zuständigkeit anlegen

Um eine neue Zuständigkeit in die bereits vorhandene Übersicht einzufügen, drücken Sie die Alt-Taste und klicken Sie über die Menüleiste auf Verwaltung > Zuständigkeit.

Nähere Infos zu diesem Vorgang finden Sie im Kapitel "Menüleiste: Verwaltung" im Unterpunkt "Zuständigkeit festlegen".

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