KEVOX Handbuch

18 Modul TaskReport

Die App KEVOX TaskReport kann beispielsweise dazu genutzt werden, an (externe) Mitarbeiter Aufträge zu versenden. Übermittelt werden hierbei nur die Daten, die relevant für die Behebung des Mangels oder die Prüfung eines Bauteils sind. Anschließend können Sie in der Management Software die zurückgesendeten Daten und Beweisfotos automatisch zuordnen und offene Mängel und Prüfungen sind erledigt.

Voraussetzung für die Nutzung der App TaskReport ist der Servicevertrag KEVOX Plus – die Schnittstelle und die App selbst sind hier inbegriffen.

18.1 TaskReport Benutzer verwalten

Im KEVOX Hauptmenü finden Sie unter TaskReport den Reiter TaskReport Benutzer. Hier verwalten Sie alle Mitarbeiter und Auftragnehmer, denen Sie mittels TaskReport Aufträge übermitteln möchten. Über Aktion > Person hinzufügen wählen Sie einen Kontakt aus dem Adressbuch aus. Ist die entsprechende Person noch nicht mit ihrer E-Mail-Adresse in Ihrem KEVOX Adressbuch angelegt, können Sie hier auch direkt einen neuen Mitarbeiter oder eine neue Firma anlegen.

Anschließend können Sie über Aktion diesem Kontakt eine Einladung für die kostenlose App TaskReport per E-Mail senden oder ihm direkt aus Ihrem Projekt heraus Aufträge erteilen.

18.2 Arbeitsaufträge vergeben

Unter dem Projektmenüpunkt Einträge können Sie die aufgenommenen Mängel nach Kategorien, Standorten, Zuständigkeiten, Zeitraum und auch einzelnen Einträgen filtern. Möchten Sie die Mängel als Arbeitsauftrag vergeben, können Sie diese Liste entsprechend anpassen und über Aktion > Arbeitsauftrag vergeben an einen Auftragnehmer weiterleiten.

Ist eine Person beispielsweise für alle Feuermelder an einem bestimmten Standort zuständig, senden Sie ihr einfach die entsprechend gefilterte Eintragsliste als Arbeitsauftrag.

In der Eintragsliste ändert sich der Status des versendeten Eintrags bzw. der versendeten Einträge auf "(TR) übergeben". Ihr Auftragnehmer erhält nun eine E-Mail-Benachrichtigung und in seiner TaskReport App erscheinen die ausgewählten Mängel zur Bearbeitung. Nachdem er alle Aufträge erledigt hat, kann er den Auftrag mit einem Klick zurücksenden.

Im Projekt können unter Werkzeuge > TaskReport die zurückerhaltenen Aufträge eingesehen und kontrolliert werden. Ist alles in Ordnung, können mit einem Klick auf Dokumentieren die einzelnen Aufgaben übernommen werden. Damit werden die Einträge aus der Liste gelöscht und direkt dem versendeten Mangel zugeordnet – der Status des Eintrags ändert sich auf "(TR) erledigt" und ein eventuell mitgesendetes Beweisfoto wird dem Eintrag als zweites Foto zugeordnet (ab Premium).

18.3 Serviceaufträge vergeben

Mit TaskReport können auch Serviceaufträge wie Prüfungen und Wartungen bearbeitet werden. Um Instandhaltungstermine als Aufträge zu vergeben, wählen Sie im jeweiligen Projekt den Punkt Instandhaltung. Hier können Sie Ihre Liste nach Art des Termins, Bauteilkategorie, Standort, Zuständigkeit, Fälligkeitsdatum und auch per Einzelauswahl filtern. Über Aktion > Serviceauftrag vergeben versenden Sie den Auftrag an Ihren Auftragnehmer. Dieser erhält nun eine E-Mail-Benachrichtigung und in seiner TaskReport App erscheinen die ausgewählten Instandhaltungstermine zur Bearbeitung. Die Aufgaben können nun inklusive Beweisfoto erledigt und zurückgesendet werden.

Im Projekt unter Werkzeuge > TaskReport finden Sie anschließend die zurückgesendeten Aufträge. Diese können nach Einsicht und Kontrolle mit einem Klick auf Dokumentieren übernommen werden. Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem Sie die ordnungsgemäße Durchführung des Instandhaltungstermins bestätigen. Die Einträge werden damit aus der Liste gelöscht und die Instandhaltungsintervalle der geprüften Bauteile springen automatisch auf den nächsten Termin. Die mitgesendeten Bemerkungen und Beweisfotos zum Auftrag finden Sie beim Bauteil im Reiter Dokumente wieder.

Support

Wir bemühen uns, auf unserer Website alle aufkommenden Fragen zu beantworten.
Sollten Sie dennoch weitere Fragen oder Probleme haben, stehen wir Ihnen gerne persönlich zur Verfügung.

+49 (234) 60609990

support@kevox.de

Mo-Do: 08:30-17:00
Fr: 08:30-15:00