KEVOX Handbuch

15 Modul Formular

Mithilfe des Formularmoduls können Sie digitale Formulare und Checklisten erstellen und ausfüllen. Anfallende Aufgaben und Maßnahmen können aus dem ausgefüllten Formular automatisiert erstellt und dokumentiert werden.

15.1 Neues Formular erstellen

Um in Ihre Formularverwaltung zu gelangen, klicken Sie in der Menüleiste auf Verwaltung > Formularvorlagen. Sie erhalten eine Übersicht über alle erstellten oder importierten Formulare.

Klicken Sie auf Aktion > Formular erstellen. Wählen Sie einen Titel für das neu zu erstellende Formular und ergänzen Sie die Informationen in den Reitern Beschreibung, Bereich und Stichwörter, um das Formular später besser wiederfinden zu können. Im Reiter Sonstiges legen Sie fest, ob festgestellte Mängel erfasst werden sollen und ob unvollständig ausgefüllte Formulare abgespeichert werden dürfen. In den unteren Reitern können Kopfzeile, Objektzeile, Fußzeile, weitere Parameter, Titelblatt und Anhang angepasst werden. Wir empfehlen Ihnen grundsätzlich, die Grundeinstellungen beizubehalten. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.

Öffnen Sie das neu angelegte Formular mit einem Rechtsklick, um es weiter zu bearbeiten. Die eben vorgenommenen Einstellungen zum Aufbau des Formulars können Sie auch später noch einmal anpassen, indem Sie hier Aktion > Grunddaten ändern auswählen.

15.1.1 Neues Kapitel im Formular erstellen

Klicken Sie auf Aktion > Zeile hinzufügen. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie zunächst den Typ der neu hinzuzufügenden Zeile auswählen können. Wählen Sie den Typ "Kapitel". Vergeben Sie eine Nummer und einen Namen bzw. eine Überschrift für das Kapitel. Zusätzlich kann hier noch ein Foto oder Symbol hinzugefügt werden.

Hinweis: Die Positionsnummer verwenden Sie, um die Reihenfolge der Zeilen des Formulars zu bestimmen und zu ändern. Die oberste Position, also somit die erste Zeile, die Sie anlegen, erhält automatisch die Position 1000. Die folgenden Positionsnummern sind absteigend. Das bedeutet, dass die zweite Zeile Position 999 bis 1 sein kann. Um im Nachgang Änderungen und Ergänzungen im Formular möglichst einfach und flexibel zu gestalten, lassen Sie vorsichtshalber ein paar Positionen zwischen den Zeilen aus – also verwenden für die zweite Zeile z.B. die Position 990. So können bei Bedarf die Positionen 991 bis 999 für ergänzende Zeilen genutzt werden, ohne alle Zeilenpositionen verändern zu müssen. Das ist übrigens auch die Standard-Vorgehensweise von KEVOX.

15.1.2 Dem Formular eine Frage hinzufügen

Für Fragen und andere Formularinhalte, die hinzugefügt werden, ist es zumeist sinnvoll, eine Spaltenüberschrift zu definieren, um beispielsweise die möglichen Antwortfelder für die Fragen in den Spalten zu benennen. Hierzu klicken Sie wieder auf Aktion > Zeile hinzufügen und wählen als Typ "Spaltenbeschriftung" aus. Füllen Sie die Felder aus und schließen den Vorgang mit einem Klick auf Speichern ab.

Nun können Sie die Fragen für Ihr Formular erstellen. Dazu wählen Sie unter Aktion > Zeile hinzufügen als Typ einen der "Frage"-Typen. Anschließend vergeben Sie für die Frage eine Nummer.

Hinweis: Soll die Reihenfolge der Fragen oder Kapitel geändert werden, so passen Sie an dieser Stelle die Positionsnummer an.

Tipp: Für die optimale Nutzung des Formularmoduls formulieren Sie die Fragen möglichst positiv.

Formulieren Sie im Reiter Frage nun Ihre Frage und fügen im Reiter Foto gegebenenfalls ein Foto oder Bild ein. Anschließend füllen Sie die Eingabefelder im Reiter Mangel und Mangel Beschreibung aus. Beschreiben Sie in diesen Feldern den aus der negativ beantworteten Frage resultierenden Mangel einmal kurz und einmal ausführlich. Treffen Sie zudem eine Auswahl, welche Buttons verwendet werden sollen. Die aus dem Mangel resultierende Maßnahme oder Aufgabe definieren Sie anhand der Reiter Maßnahme, Zeitraum/Zuständig und weitere Parameter. Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf Speichern ab.

Sie können jederzeit eine Vorschau Ihres erstellten Formulars einsehen. Klicken Sie in den Formulareinstellungen auf Aktion > Formular anzeigen.

15.2 Formular importieren

Formulare können auch importiert werden. Um in die Formularverwaltung zu gelangen, klicken Sie in der Menüleiste auf Verwaltung > Formularvorlagen. Klicken Sie auf Aktion > Formular importieren und wählen im Reiter Datei Ihre .csv-Datei aus. Zusätzlich können Formularvorlagen auch aus KEVOX Stock importiert werden. Dazu klicken Sie auf Aktion > Formular importieren und auf dem Reiter KEVOX Stock. Wählen Sie aus der Liste ein Formular aus und klicken auf Importieren.

Sie können beispielsweise auch Formulare aus KEVOX Stock importieren und eine Kopie davon nach Ihren Bedürfnissen anpassen. So können Sie sich ohne großen Auswand Ihre ganz eigenen Formulare und Checklisten erstellen.

15.3 Formular ändern oder löschen

Um ein Formular zu ändern, öffnen Sie in der Formularverwaltung das jeweilige Formular mit einem Rechtsklick. Sie sehen hier die Formularbestandteile aufgelistet. Klicken Sie auf Aktion > Grunddaten ändern, um den Titel, die Beschriftung oder das Layout des Formulars zu verändern. Auch können hier die Stichwörter zur Zuordnung des Formulars ergänzt oder angepasst werden. Über Aktion > Zeile hinzufügen können Sie zudem weitere Zeilen hinzufügen. Zeilen verändern können Sie über einen Rechtsklick auf die jeweilige Zeile. Eine Frage oder ein Kapitel löschen Sie durch einen Klick auf Aktion > Zeile löschen.

Soll ein komplettes Formular gelöscht werden, so wählen Sie in der Formularübersicht das zu löschende Formular mit einem Linksklick aus. Anschließend klicken Sie auf Aktion > Formular löschen.

15.4 Ein Formular ausfüllen

Um Ihre erstellten oder importierten Formulare zu nutzen, wählen Sie in Ihrer Projektübersicht zunächst das passende Projekt aus. Klicken Sie im Projektmenü auf Werkzeuge > Formular. Wählen Sie das auszufüllende Formular mit einem Rechtsklick und füllen Sie dieses aus, indem Sie einen "Haken" bei der jeweiligen Antwortmöglichkeit setzen. In Freifeldern tragen Sie gegebenenfalls notwendige Informationen ein und wählen die entsprechenden Maßnahmen aus. Nach dem Speichern wird Ihnen das Formular vollständig angezeigt und Sie haben die Möglichkeit, es direkt auszudrucken. Ihre ausgefüllten Formulare finden Sie später jederzeit in Ihrem Projektbuch wieder.

Eine weitere Möglichkeit, ein Formular auszufüllen, ergibt sich direkt über das zu prüfende Bauteil. Wählen Sie über den Standort das passende Bauteil aus und klicken auf Öffnen. Im Bauteilinformationsfenster klicken Sie auf den Reiter Formulare. Über Aktion > Formular ausfüllen können Sie das passende Formular auswählen. Haben Sie Ihren Formularen zuvor Stichwörter zugeteilt, z.B. "Feuerlöscher", so werden Ihnen bei den Feuerlöschern die passenden Formulare angezeigt.

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