KEVOX Handbuch

7 Adressbuch

In Ihrem KEVOX Adressbuch können Sie übergeordnet für alle angelegten Projekte sämtliche Mitarbeiter, Subunternehmen, Auftraggeber und sonstige Ansprechpartner hinterlegen. Der erste Schritt für das Arbeiten mit KEVOX sollte immer das Anlegen der Kontakte im Adressbuch sein.

Änderungen von Kontakten im Adressbuch werden in jedes Projekt, mit dem dieser Kontakt verknüpft ist, automatisch übertragen und die Adressen aktualisiert.

7.1 Neue Adresse anlegen

Um eine neue Adresse anzulegen, klicken Sie links im Hauptmenü auf Adressbuch. Dort klicken Sie oben rechts auf Aktion > Firma hinzufügen.

Es erscheint das Fenster "Neue Firma". Im ersten Schritt geben Sie alle Ihnen bekannten Firmeninformationen ein.

Hinweis: Sie müssen immer zuerst eine Firma anlegen, um dieser dann weitere Mitarbeiter hinzufügen zu können.

Mit einem Rechtsklick auf das rechts positionierte graue Rechteck öffnet sich Ihre Ordnerstruktur und Sie können das passende Firmenlogo hinzufügen. Das Foto können Sie auch per Drag&Drop von Ihrem Datenträger einfügen. Hierfür wird die Datei einfach auf das graue Feld "gezogen". Dieses Firmenlogo kann je nach Vorlage auch auf Protokollen oder Berichten abgebildet werden.

Im zweiten Schritt fügen Sie Ihre Kontaktpersonen, also die Mitarbeiter der Firma, hinzu. Hierzu klicken Sie direkt auf den Reiter [neuer Mitarbeiter].

In diesem Dialog stehen Ihnen die gleichen Möglichkeiten wie oben beschrieben zur Verfügung. Im ersten Schritt geben Sie alle Ihnen bekannten Informationen zur Person ein. Im Feld "Kürzel" geben Sie eine Kürzung des Namens ein, das Ihnen die Personensuche im Adressbuch unter "Name" später erleichtern kann. Mit einem Rechtsklick auf das graue Rechteck öffnet sich Ihre Ordnerstruktur und Sie können ein Mitarbeiterfoto hinzufügen. Das Foto können Sie auch per Drag&Drop von Ihrem Datenträger einfügen.

Vergessen Sie abschließend nicht, zu speichern. Klicken Sie hierfür unten im Fenster auf Fertig.

7.2 Weitere Mitarbeiter hinzufügen

Wählen Sie das Firmenprofil aus dem Adressbuch aus, zu deren Firma Sie einen weiteren Mitarbeiter hinzufügen möchten. Klicken Sie auf den Reiter eines bestehenden Mitarbeiters oder auf den Reiter alle Mitarbeiter und anschließend oben rechts auf Aktion > Person hinzufügen. Geben Sie, wie zuvor geschildert, alle Ihnen bekannten Informationen zu dem neuen Mitarbeiter ein.

7.3 Adresseintrag löschen

Wählen Sie in der Gesamtübersicht des Adressbuchs die Firma oder den Mitarbeiter mit einem Rechtsklick aus, die/der gelöscht werden soll. In dem nun geöffneten Fenster können Sie den Adressbucheintrag der Firma oder des Mitarbeiters löschen.

Befinden Sie sich im Reiter des Mitarbeiters, klicken Sie auf Aktion > Person löschen, um den Mitarbeiter zu löschen. Wenn sämtliche Mitarbeiter einer Firma gelöscht sind, ist auch Firma aus dem Adressbuch gelöscht.

7.4 Gelöschte Einträge wiederherstellen

Im Adressbuch befindet sich oben rechts unter Aktion die Option alle Anzeigen. Ist diese Option aktiviert, werden Ihnen zu den bestehenden Adresseinträgen auch - rot hinterlegt - die gelöschten Adresseinträge angezeigt.

Wählen Sie mit einem Rechtsklick den Adressbucheintrag aus, den Sie wiederherstellen möchten. Es öffnet sich nun das Fenster der gelöschten Firma oder des gelöschten Mitarbeiters. Im Reiter des Mitarbeiters können Sie diesen Eintrag wiederherstellen. Klicken Sie dazu auf Aktion > Person Löschung aufheben. Nun werden der Mitarbeiter und die Firma wieder im Adressbuch angezeigt.

7.5 vCard importieren

Sie haben die Möglichkeit, eine Firma oder einen Mitarbeiter durch das Importieren einer vCard hinzuzufügen. Wählen Sie zunächst den entsprechenden Reiter - Firma oder [neuer Mitarbeiter] - aus. Klicken Sie oben rechts auf Aktion > vCard Import. Wählen Sie nun von Ihrem Datenträger die entsprechende vCard-Datei aus. Sämtliche in der vCard enthaltenen Informationen werden automatisch hinzugefügt. Ergänzen Sie fehlende Informationen wie das "Kürzel" und speichern Sie den Adressbucheintrag ab.

7.6 vCard exportieren

Aus Ihrem KEVOX Adressbuch können Sie einen angelegten Kontakt als vCard-Datei abspeichern oder direkt per E-Mail versenden.

Klicken Sie dazu auf das Mitarbeiterprofil im Adressbuch, das sie als vCard speichern oder versenden möchten. Klicken Sie im Reiter des Mitarbeiters auf Aktion > vCard speichern. Wählen Sie nun den Ordner aus, in dem die vCard abgespeichert werden soll.

Wenn Sie unter Aktion > vCard versenden anklicken, öffnet sich automatisch eine E-Mail-Vorlage im Outlook-E-Mail-Programm mit der vCard-Datei im Anhang.

7.7 Kontakt als Word-, Excel- oder Text-Datei exportieren

Um Kontakte Ihres Adressbuchs in weiteren Dateiformaten abzuspeichern, öffnen Sie aus dem Adressbuch mit einem Rechtsklick die Firma oder den Mitarbeiter, die/den Sie als Word-, Excel- oder Text-Datei abspeichern wollen. Wählen Sie Aktion > Ausgeben als… > Kopieren. Öffnen Sie eines der zuvor genannten Programme und fügen Sie die kopierten Mitarbeiterinformationen dort ein. Zusätzlich haben Sie hier unter Aktion > Ausgeben als… > Drucken auch die Möglichkeit, ein Personenstammblatt auszudrucken.

Wahlweise können Sie auch aus der Hauptansicht Ihres Adressbuchs direkt eine Ausgabe in Word oder Excel erstellen. Filtern und sortieren Sie hierfür die gewünschten Datensätze. Klicken Sie nun auf Aktion > Ausgeben als… > Protokoll, wählen die entsprechende Word- oder Excel-Vorlage aus und speichern die Datei ab.

7.8 Profile erweitern

Sowohl das Firmenprofil als auch das Profil eines jeden Mitarbeiters kann von Ihnen mit zusätzlichen Informationen erweitert werden. Klicken Sie dazu auf den Kontakt im Adressbuch, dessen Profil Sie erweitern möchten. In der unteren Hälfte des Fensters befinden sich zusätzliche Reiter. Im Firmenreiter erhalten Sie eine Übersicht über alle Stichwörter und Dokumente, die Sie den Mitarbeitern zugeordnet haben, sowie eine Verlaufsübersicht aller Mitarbeiter dieser Firma. Im Reiter des einzelnen Mitarbeiters haben Sie außerdem die Möglichkeit, eben solche Stichwörter und Dokumente zu hinterlegen, Anmerkungen zu notieren und private Kontaktdaten zu hinterlegen.

7.9 Stichwörter

Fügen Sie einem Mitarbeiter Stichwörter hinzu, um diesen bei einer Suche leichter finden zu können, beispielsweise wenn Sie den Mitarbeiter als Zuständigen für das Erledigen bestimmter Mängel festlegen möchten.

Hierfür wählen Sie im Adressbuch den Mitarbeiter aus, dem Sie ein Stichwort zuordnen möchten. Im unteren Reiter Stichwörter klicken Sie auf Aktion > Stichwort hinzufügen. Im folgenden Fenster geben Sie nun ein Stichwort ein oder wählen Sie per Auswahlbox ein entsprechendes bereits verwendetes Stichwort aus.

7.10 Die Suchmaschine im Adressbuch

Im Adressbuch befindet sich im oberen Bereich eine Suchmaschine, mithilfe derer Sie alle eingetragenen Kontakte schnell finden können. Wählen Sie in der Auswahlbox die Option "Schnellsuche" aus, können Sie nach Firmen, Personen, Adressen, Telefonnummern und Stichwörtern gleichzeitig suchen. Geben Sie entweder komplette Suchbegriffe, nur Anfangsbuchstaben oder einzelne Wörter ein.

Beispiel: Sie suchen eine Firma, z.B. KEVOX aus der Stadt Bochum, kennen aber nur noch die Stadt und die Anfangsbuchstaben der gesuchten Firma. Geben Sie im Suchfeld nun "bo" und "ke" ein, wird Ihnen die Suchmaschine alle Firmen anzeigen, die in Kombination aus den einzelnen Reitern die eingegebenen Teilbegriffe enthalten.

Suchen Sie nach einer speziellen Firma, wählen Sie oben links im Dropdown-Menü die Option "Firma" aus. Es wird nur die Spalte "Firma"  durchsucht. Geben Sie entweder den kompletten Firmennamen ein, nur Anfangsbuchstaben oder einzelne Wortbausteine.

Suchen Sie nach einer einzelnen Person, wählen Sie oben links im Dropdown-Menü die Option "Name" aus. Es kann hier nach vollständigem Namen, Anfangsbuchstaben oder Kürzel gesucht werden.

Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option "Telefon" aus, wenn Sie nach einer speziellen Telefonnummer suchen. Nun können Sie nach vollständigen oder unvollständigen Telefonnummern sowie Vorwahlen suchen.

Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option "Stichwörter" aus, werden die hinterlegten Stichwörtern durchsucht. Jedem Kontakt können - wie zuvor geschildert - Stichwörter zugeordnet werden.

Um Ihr gesamtes Adressbuch oder die gefilterten Suchergebnisse auszudrucken, klicken Sie im Adressbuch auf Aktion > Ausgeben als... > Drucken. Um Ihr gesamtes Adressbuch zu speichern, klicken Sie im Adressbuch auf Aktion > Ausgeben als… > Speichern unter…. Wählen Sie nun den Ordner aus, in dem die Datei gespeichert werden soll, sowie das Dateiformat. Zudem können Sie Ihr gesamtes Adressbuch per E-Mail versenden. Dazu klicken Sie im Adressbuch auf den Aktion > Ausgeben als... > E-Mail versenden.

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